Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw

 

INHOUDSTABEL

 

Artikel 1 Lidmaatschap, werving en toelating

Artikel 2 Lidmaatschap, weigering, beëindiging

Artikel 3 Algemene vergadering, orde van de vergadering

Artikel 4 Algemene vergadering, stemmingen

Artikel 5 Bestuur

Artikel 6 De commissies

Artikel 7 De Tuchtcommissie

Artikel 8 De geldmiddelen

Artikel 9 Slotbepaling

 

Artikel 1- Lidmaatschap; werving en toelating

 

1.Het bestuur voert een actief beleid om nieuwe clubs te werven, o.a. door aan mogelijke geïnteresseerden informatiemateriaal over de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw toe te zenden. Van elke schriftelijke aanmelding voor het lidmaatschap geeft de secretaris kennis aan de overige leden van het bestuur.

 

2.Alvorens tot de toelating te besluiten, kan de raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw zich van de antecedenten van de aanvrager op de hoogte stellen. De aanvragende club dient zich bezig te houden met het beoefenen van ongewapende oosterse krijgskunsten.

 

3.Binnen twee weken nadat de schriftelijke aanmelding is ontvangen, zal de voorzitter van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw, een datum vastleggen om een Algemene ledenvergadering en Bestuursvergadering te beleggen om deze aanvraag te behandelen. Op deze Algemene ledenvergadering nemen de leden samen met de Technisch Directeur, een besluit over de toelating. De aanvrager wordt in kennis gesteld van de datum van de Algemene ledenvergadering en wordt nadien ook onverwijld in kennis gesteld van het besluit dat is genomen op de Algemene ledenvergadering aangaande zijn aanvraag.

 

4.Bij een positief besluit wordt de aanvrager op de hoogte gesteld van de voor hem/haar geldende contributie. (o.a. federale bijdrage, ...)

 

Artikel 2 - Lidmaatschap; weigering, beëindiging

 

1.Toelating als club kan door Algemene ledenvergadering worden geweigerd. Een zodanig negatief besluit wordt de aanvrager terstond schriftelijk, aangetekend, voorzien van minstens twee handtekeningen van bestuursleden en met redenen omkleed meegedeeld.

 

2.Opzegging van het lidmaatschap door een club dient schriftelijk, aangetekend, geadresseerd aan voorzitter en secretaris van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw te geschieden.

 

3.Ontzetting uit het lidmaatschap door de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw vindt schriftelijk plaats op grond van door de raad van bestuur vastgestelde wanbetaling of op grond van het door de raad van bestuur geconstateerd herhaaldelijk handelen in strijd met de statuten en reglementen van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw. In het geval van een zodanige ontzetting heeft de club het recht van beroep op de algemene vergadering.

Bij beëindiging van het lidmaatschap verliest de club alle hieraan verbonden rechten, maar blijft deze club gehouden aan alle dan nog bestaande financiële verplichtingen jegens de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw te voldoen.

 

 

Artikel 3 - Algemene vergadering; orde van de vergadering

 

1.De Algemene ledenvergadering van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw wordt minstens 1 maal per jaar samengeroepen en wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuur. Indien deze verhinderd is berust de leiding bij de ondervoorzitter; indien deze ook niet beschikbaar is zal de secretaris de vergadering leiden, indien ook deze verhinderd is ligt de uiteindelijke initiatiefneming bij één van de overige bestuursleden (het oudste bestuurslid).

 

2.Bij het begin van de Algemene ledenvergadering van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw, bepaalt de voorzitter, of de vergadering rechtsgeldig besluiten kan nemen en hoeveel rechtsgeldige stemmen kunnen worden uitgebracht. Om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen, moeten minstens de helft + 1 van de aangesloten clubs aanwezig zijn.

 

3.De voorzitter kan deelnemers aan de vergadering die geen stemrecht hebben, het woord verlenen.

 

4.Elk aanwezig lid van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw kan een motie indienen. Een motie wordt slechts in behandeling genomen, als ze door twee andere aanwezige leden wordt gesteund. Een motie moet betrekking hebben op een in de oproepingsbrief vermeld agendapunt.

 

5.Door middel van een voorstel van orde kunnen leden van de Algemene ledenvergadering van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw ook ter vergadering een inhoudelijk voorstel (initiatiefvoorstel) doen. Een dergelijk voorstel wordt slechts in behandeling genomen als de vergadering daartoe (bij gewone meerderheid van stemmen) besluit.

 

6.Alle leden van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw kunnen een inhoudelijk voorstel of aanvraag doen. Deze moeten schriftelijk of via E-mail gebeuren binnen een voorziene ruime tijdspanne van 8 dagen, via de verantwoordelijken van de clubs. De inhoudelijke voorstellen en aanvragen moeten schriftelijk gemeld worden aan zowel de voorzitter als aan het secretariaat van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw.

 

7.Van de algemene vergaderingen wordt een verslag gemaakt, dat aan de eerstvolgende Algemene ledenvergadering van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw ter goedkeuring wordt voorgelegd.

 

 

Artikel 4 - Algemene vergadering; stemmingen

 

1.Iedere aanwezige club, heeft recht op maximaal 2 geldige stemmen. Bij afwezigheid, kan 1 gevolmachtigde per club gemandateerd worden, mits deze lid is van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw. Het is niet mogelijk volmachten te cumuleren. De naam van de gevolmachtigde moet minstens acht kalenderdagen op voorhand schriftelijk bekend gemaakt worden via het gebruik van poststuk of E-mail aan het secretariaat van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw.

 

2.Over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de vergadering besluit een kandidaat bij acclamatie te benoemen. Bij een schriftelijke stemming wordt gebruik gemaakt van gewaarmerkte stembriefjes voorzien door het secretariaat van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw.

 

3.Bij schriftelijke stemmingen worden ongeldige of blanco stemmen geacht niet te zijn uitgebracht. Als ongeldige stemmen worden aangemerkt: stembriefjes die ondertekend zijn of waarop de naam(namen) van de persoon(personen) over wie gestemd wordt, niet duidelijk of verkeerd is(zijn) vermeld.

 

4.Bij schriftelijke stemmingen zijn zij gekozen die de volstrekte meerderheid der stemmen op zich verenigd hebben. Verkrijgt geen der kandidaten de volstrekte meerderheid, dan vindt een tweede vrije stemming plaats. Verkrijgt ook daarbij geen der kandidaten de volstrekte meerderheid, dan wordt een herstemming gehouden tussen de 2 personen die bij de tweede stemming het hoogste aantal stemmen verkregen hebben. Bij deze stemming zijn zij verkozen die de meeste stemmen hebben verkregen. Staken alsdan de stemmen dan beslist het lot.

 

5.Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de vergadering besluit een voorstel zonder stemming aan te nemen. Alle in de vergadering aanwezige, gestemrechtigde leden dienen hun stem(stemmen) voor of tegen een voorstel uit te brengen. Als de meerderheid van stemmen staken, wordt het voorstel waarover is gestemd geacht te zijn verworpen.

 

 

Artikel 5 - Bestuur

 

De raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw vergadert zo dikwijls deze dit nodig acht, doch ten minste twee maal per jaar.

De raad van bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door twee bestuurders (artikel 16 van de statuten).

De Voorzitter, of na afspraak de secretaris, is belast met het bepalen van een geschikte datum voor elke Bestuursvergadering en het verzenden van de convocaties, waarop de te behandelen agendapunten zijn vermeld. De convocaties moeten ondertekend zijn door de voorzitter.

 

1.De raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw kan slechts besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is.

 

2.Van elke Bestuursvergadering wordt een verslag gemaakt, dat in de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring wordt voorgelegd.

 

3.De raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw heeft onder meer tot taak:

 

• het geven van leiding aan de federatie;

• het beslissingsrecht op te nemen voor de algemene werking van de

federatie;

• het beheren van de geldmiddelen van de federatie;

• het opstellen van de rekening en verantwoording van de begroting van

inkomsten en uitgaven;

• het aanbrengen van voorstellen aan de algemene vergadering;

• het geven van een advies over voorstellen van leden;

• het verschaffen van informatie aan de leden en het organiseren van

evenementen;

• het bevorderen van de werkzaamheden van de examencommissie;

• het optreden waarborgen van melding in samenspraak met de

tuchtcommissie in geval van vastgestelde overtredingen;

• het beleidsplan opvolgen aangaande de ontwikkeling en samenwerking

met de technische commissie op middellange en lange termijnplanning;

• het beheren en bijsturen van de vooropgestelde federatiestructuur;

• het werven van nieuwe clubs en het beoordelen van aanvragen voor

het lidmaatschap.

 

 

Artikel 6 - de commissies

 

1.Voor de benoeming van de leden van de kascommissie (rekenmeesters) draagt de raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw jaarlijks twee kandidaten die lid zijn van voornoemde federatie aan de Algemene ledenvergadering voor.

De rekenmeesters mogen niet leden zijn van het bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw.

De raad streeft ernaar, dat telkens één lid, dat aangesloten is bij de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw kan worden herbenoemd en één lid aftreedt.

 

2.De raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw is verplicht, de commissie inzage te geven van de boeken en bescheiden der vereniging en haar alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen.

 

3.De controle van de boekhouding, zal gebeuren op het secretariaat van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw op een vooraf vastgesteld tijdstip. De rekenmeesters kunnen geen enkel boekhoudkundig document buiten de lokalen van het secretariaat van de federatie brengen.

 

4.De raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw neemt tevens de functies van de tuchtcommissie van diezelfde federatie waar. Eventuele aanvragen of opmerkingen dienen dan ook schriftelijk geadresseerd te worden aan de voorzitter en het secretariaat van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw.

 

5.De Technische Commissie van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw heeft onder meer tot taak, het opstellen van de voorwaarden voor deelname aan shodan - shikken. Zij bepaalt tevens het programma - inhoud van de examens zelf en de datums waarop de examens doorgaan. De regels die gelden, zijn beschikbaar ter inzage van de leden van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw in de verslagen van de Technische Commissie. De verslagen van deze vergaderingen, zullen schriftelijk bezorgd worden aan de gekende en aangestelde verantwoordelijken van de clubs van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw. Bovendien zullen de aan het secretariaat als 1ste kyu gemelde leden van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw, deze verslagen ook ontvangen.

 

 

Artikel 7 - De Tuchtcommissie

 

1. De Tuchtcommissie:

 

Een ieder die met discriminatie, seksuele intimidatie en agressie/geweld wordt geconfronteerd kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon, dan wel een klacht indienen bij de tuchtcommissie (cf. art. 6.3). De klacht kan tot uiterlijk drie jaar na de confrontatie worden ingediend.

 

Ongewenste intimiteiten en seksuele intimidatie brengen we hier onder één noemer, omdat ze in het verlengde van elkaar liggen. De tuchtcommissie hanteert de volgende omschrijving: Seksuele intimidatie omvat seksueel gerichte aandacht, die tot uiting komt in de vorm van intimidatie, verbaal, fysiek of ander non-verbaal gedrag, dat opzettelijk kan zijn en in ieder geval voor diegene die het ondergaat als ongewenst wordt ervaren.

 

De gedragingen vinden plaats binnen of in samenhang met de trainingssituatie, op de tatami, de Dojo of andere trainingsfaciliteiten binnen of buitenshuis, alsook in ruimtes zoals douches en kleedkamers.

 

Sleutelzin in bovenstaande omschrijving is, dat de ongewenstheid wordt bepaald door degene die het ondergaat. Dat geldt voor toespelingen, uitnodigingen, ongepaste zogezegde massages enz… Voor ‘onbedoelde’ aanrakingen of de bekende hand op je arm buiten de normale in te studeren of uit te voeren grepen.

 

De tuchtstraffen zijn: de verwittiging, de vermaning, de schorsing voor een bepaalde termijn en de schrapping overeenkomstig en in samenspraak met de Raad van Bestuur.

 

De tuchtcommissie onderzoekt de zaak en beslist samen met de Raad van Bestuur, hetzij over het zonder gevolg klasseren, hetzij over de uit te spreken straf dit binnen de context van het ethisch verantwoord sporten.

 

De beslissingen van de tuchtraad worden gemotiveerd. Zij worden aan de betrokkene betekend per aangetekende brief.

 

2. De volgende tuchtsancties kunnen worden uitgesproken binnen het

functioneren van de Vlaamse Goshinjutsu federatie vzw:

 

1. Terechtwijzing;

2. Het tijdelijk verbod om actief gebruik te maken van bepaalde

diensten, of deelname aan vergaderingen, clubtrainingen,

technische – federale trainingen en stages ingericht door de Vlaamse

Goshinjutsu Federatie vzw of door de aanverwante clubs van deze

federatie bij te wonen als deelnemer noch als toeschouwer is

toegestaan.

3. De tuchtschorsing;

4. De schorsing van één lidjaar;

5. De tuchtschorsing van de technische trainingen en Technische

examens;

6. De uitsluiting.

 

 

 

3. Een budoka, sensei of eender ander lesgever en mannelijk of

vrouwelijk lid van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw kan

onderworpen worden aan een tuchtprocedure:

 

1. Wegens het gebruik van geweld, het uiten van ernstige en grievende

beledigingen, stalking of aanhoudend agressief gedrag en/of

intimidatie t.o.v. personen.

 

2. Wegens het opzettelijk of door grove nalatigheid berokkenen van

ernstige schade aan de plaatselijke infrastructuur, zoals onder andere:

de Dojo of andere trainingsfaciliteiten binnen of buitenshuis, zoals

kleedkamers, doucheruimtes of goederen.

 

3. Wegens het opzettelijk of door grove nalatigheid berokkenen van

ernstige schade aan de medemens of hun goederen.

 

4. Wegens diefstal van goederen van de clubleden, leden van de

federatie of van derden.

 

De Tuchtcommissie heeft het recht, in samenspraak met de Raad Van Bestuur en volgens de vooropgestelde structuur van het ethisch verantwoord sporten, leden of clubs te weigeren tot aansluiting aan de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw, die in het verleden in aanraking zijn geweest met het gerecht in verband met alle punten vermeld in artikel 7 , of reeds strafrechtelijk vervolgt zijn geweest en hierdoor een strafblad bezitten.

 

 

Artikel 8 - De geldmiddelen

 

1.De gelden van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw worden, voor zover ze niet voor

direct gebruik noodzakelijk zijn, door de penningmeester onder goedkeuring van de

raad van bestuur van voornoemde federatie rentegevend belegd.

 

2.De raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw bepaalt vooraf de

hoogte van de vergoedingen voor reis- en verblijfskosten van zijn leden alsmede de

bedragen die voor de activiteiten van de vereniging beschikbaar worden gesteld. De

raad van bestuur kan gelden voor bijzondere doeleinden beschikbaar stellen, mits die

in het belang zijn van de vereniging en er op de begroting voor het desbetreffende

boekjaar ruimte voor is.

 

3.De penningmeester van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw verricht alle betalingen

ten behoeve van de vereniging, doch alleen op basis van ontvangen geldelijke

schriftelijke bewijsstukken.

 

4.Goedkeuring van de financiële jaarstukken door de Algemene ledenvergadering van

de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw houdt decharge in van desbetreffende

penningmeester.

 

 

Artikel 9 - Slotbepaling

 

1.Telkens er sprake is van schriftelijke handelingen betekend dit dat deze zowel per

post als per email kunnen geschieden, tenzij er sprake is van schriftelijk aangetekend

schrijven. Dit laatste dient uiteraard per post te geschieden!

 

2.In geval van het versturen per email zal aan alle ontvangers gevraagd worden om per

kerende de ontvangst van de mail te bevestigen!

 

3.Over alle aangelegenheden waarin de statuten, het huishoudelijk reglement of andere

reglementen van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw niet voorzien, beslist de raad

van bestuur van voornoemde federatie.

 

4.Aangesloten clubs moeten ontvangst, lectuur en goedkeuring van dit huishoudelijk

reglement schriftelijk bevestigen, door ondertekening van elke bladzijde van een kopij

van onderhavig reglement, die zal bewaard worden op het secretariaat van de

Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw.

 

5.Niets uit deze tekst mag overgenomen, vermenigvuldigd, bewerkt of op gelijk welke

andere manier verspreid worden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van

de raad van bestuur van de Vlaamse Goshinjutsu Federatie vzw.

 

6.Wijzigingen aan onderhavig reglement, kunnen voorgesteld, goedgekeurd en

aangebracht worden tijdens de eerste Bestuursvergadering van de Vlaamse

Goshinjutsu Federatie vzw, volgend op de Statutaire Vergadering van voornoemde

Federatie. Deze wijzigingen zullen opgenomen worden in dit reglement door middel

van aangehechte bijlagen.

 

 

_______________________